大系收录一万多幅古画 ， 其中很多画历时经年才得以收录 ， 其间困难重重 。
传为五代董源所作的《寒林重汀图》 ， 也是耗时长久才收录的一幅画 。这幅画收藏于日本黑川古文化研究所 ， 大系团队横跨三年、三顾黑川才拍摄完成 。起初 ， 黑川所只同意提供往年拍摄的4×5英寸底片；第二次 ， 答应大系团队只能用8×10胶片拍一张全图 ， 不能拍细节 。大系收录的每一幅画在拍摄全图之外 ， 还要专门拍几张局部 ， 呈现最关键的细节 ， 否则只能用原图底片放大局部 ， 便失去了细节图的意义 。他们没有放弃 ， 回到杭州后 ， 继续与黑川所沟通 ， 最终得到同意 ， 次年再赴黑川所拍摄了局部 。
苏州灵岩山寺是一座千年古刹 ， 收藏着十多幅明末清初“四僧”（石涛、八大山人、石溪、弘仁）的画作 。时任灵岩山寺住持、净宗泰斗明学法师在特殊年代里抢救下了这些名画 ， 视若珍宝 ， 不愿轻易示人 。大系团队数次上山拜访 ， 带着全套摄影器材 ， 雇佣轿夫抬上山 ， 一等就是三个小时 。明学法师起初不为所动 ， 最终还是被他们感化了 。在一间会客厅里 ， 大系团队将白纸贴在墙上 ， 再将画作举在白纸前 ， 以避免画作直接与墙面接触 ， 拍摄完成了“四僧”的名作 ， 距离第一次上山已经过去了四年 。
许洪流说 ， 全世界收藏机构的宋画 ， 大约九成已被《宋画全集》收录 。对于文物的展示 ， 收藏机构绝大多数都保持开放 ， 愿意通过大系让所藏的绘画更广为人知 。
《宋画全集》中半数海外藏品都来自日本 ， 全集启动之初 ， 许洪流就前往日本到处寻访 。与东京国立博物馆的沟通 ， 让他深刻领会到这件事的复杂 。
连续三天 ， 东博干部会上都在讨论这件事 ， 每天会后 ， 时任东博列品部主任的副馆长富田淳与许洪流碰面 ， 转告馆方的疑虑 。许洪流当晚便在酒店手写回复信 ， 传真给富田淳 ， 请他次日帮助解释 。富田淳是浙江的女婿 ， 在中国美院留过学 ， 对中国很亲近 。有一次 ， 富田淳欲言又止 ， 许洪流请他不妨直说 ， 富田淳才说破 ， 馆长担心中国的出版质量 。许洪流说 ， 馆长的担忧可以理解 ， 但请放心 ， 全集一定会高质量完成 ， “可惜我现在没有样品给你看 ， 但我是有底气的 。”三天后 ， 日方馆长终于点头答应 。许洪流至今还记得那些天的焦虑 ， “今天不知道明天怎么样 ， 那种感觉很难受 。”
更多的海外机构都提供了主动的支持 。有一年暑假 ， 普林斯顿大学艺术博物馆专门请来一支摄影团队 ， 按照大系标准拍摄馆藏的古画 。浙大驻纽约联络处负责人许翾去到波士顿美术馆 ， 馆方带她参观一间画室时对她说 ， 这是专门留出来进行大系图像拍摄的 。
现任浙江大学人才办主任的许翾 ， 当时是浙大驻纽约联络处唯一的工作人员 ， 平常负责校际交流、人才引进和校友联络 ， 大系启动后 ， 与海外收藏机构的沟通成为一项重要任务 。她负责联络大都会博物馆、普林斯顿大学艺术博物馆、波士顿艺术美术馆和纳尔逊-阿特金斯艺术博物馆四个机构 。“当时合作很顺畅 ， 遇到了一个比较好的国际合作机遇期 。”许翾回忆说 ， 美国东部的校友给了她最大的支持 ， “我最焦虑的是拍摄进度的问题 ， 而不是被拒绝 。”

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