如何高效组织跨部门需求沟通会议

“会议”是产品经理工作中最常见的一对多沟通形式。会议沟通的效率至少影响日常工作的进度，主要决定项目的发展方向。这就是为什么组织一次有目的、准备充分且富有成效的会议很重要的原因。因此，本文将以“跨部门需求沟通会”为切入点，来谈谈如何组织跨部门需求沟通会才“高效”
参与过中后台系统设计的产品同学，或多或少都有同时对接多个需求者的经验。一旦需求涉及多个部门，就需要多个部门共同完成某个项目或处理某个项目。达成统一认识，必然导致“跨部门”的需求沟通会。其中，我们会发现有一种跨部门需求沟通尤为常见，那就是本文重点介绍的“横向”跨部门需求沟通会。
首先，先带这样一个案例来了解一下：
A公司是一家常年从事数字交易业务的公司。目前经营两条独立的业务线：B2C（面向企业的消费者）数字交易业务和B2B（面向企业的企业客户）数字交易业务，两条业务线均设有独立的运营部门A和B，分别属于两条业务线，负责各自的业务运营。
A部门和B部门在业务运营过程中都缺乏一定的营销运营工具能力，先后提出开发营销工具的需求。
此时，作为需求沟通的组织者，我们邀请A、B部门相关人员参加需求沟通会议，本次会议的部门交叉方式为“横向”交叉：
“横向”跨越是：跨越多个独立的业务线，组织相同职能（职能：任务、权力、角色）的部门参加会议。
“横向”的跨部门组织方式，回归到组织会议进行需求沟通的目的。这种需求沟通方式有什么特点？
1）有共同点
这是一个邀请多个相同职能、不同业务线相互交流的会议。同时邀请这些部门的目的，其实是为了提高需求沟通的效率。如何改进它？就是在单位时间内同时收集和分析多个相似的需求，然后得到多个相似需求的通用解决方案。因此，“共性”成为了本次需求沟通会的一大特色。
部门1负责B2C电子商务业务的运营职能，部门2负责B2B电子商务业务的运营职能。两者都需要一些通用的营销工具配合运营方式进行适当的推广活动。这时，对“营销工具”的需求是普遍的需求。但是，对营销工具的需求太大了。目前，我们继续调查。这两个部门需要什么营销工具？
部门1处于项目冷启动阶段，需要优惠券等营销奖品，特别是新人专属优惠券，以吸引新用户并留存转化。
部门2属于项目成长期，需要开始通过让利给部门业务来提升价格优势。
通过又一轮的需求沟通，我们发现两个业务部门对“变价营销工具”有共同的需求。
2）易于使用
在需求沟通会上，多部门的合作往往取决于两点：部门利益和部门资源。
部门兴趣：
当业务部门向产品经理提出某个需求时，背后的原因是为了解决或改进某个问题，并通过问题的解决和改进产生收入，进而获得产品经理的工作绩效部门，即“福利” 。
因此，一旦需求者主动向产品学生提出要求，背后必然有自己的部门利益。这是横向跨部门沟通方式的固有属性，也为需求方的配合提供了一定的保障。
部门资源：
我们知道，为了一些通用的需求提供解决方案，往往需要一定程度的业务、产研资源投入，而各个部门在一定时期内可以投入的合作资源是有限的，但可以也被预定。调度的前提是权衡部门的利益。如果兴趣足够高，那么资源状态很可能在需求提出之前就准备好了。
鉴于以上两点，很多主动提出要求的部门配合度也比较高。主动意味着更高的收入，更高的收入意味着更容易分配部门资源。