如何高效组织跨部门需求沟通会议( 二 )

在准备组织跨部门需求沟通会议之前，需要定义一个标准。什么是“高效”？在这里，我们来谈谈作者认为的“高效”，即“在合理的会议时长内得出高度统一的会议结论” 。
1）为什么要强调时长的合理性？
我们组织跨部门需求沟通会的行为，本质上是调动企业人力资源参与业务需求解决方案沟通，通过用户需求满足获取业务价值的行为。
为了保证更高的利润，成本控制成为重要环节之一。因此，如何有效利用人力资源，将在客观上制约跨部门需求沟通会的持续时间。一定是合理的。
2）如何判断时长是否合理？
会议的“合理”时长是指在规定的时间范围内，与会人员的注意力足够高，从而为会议产生高质量的会议结论提供了客观条件。
我相信每个人都参加过那种漫长而无休止的会议。会议主题不明确，会议内容过于分散，参会人员注意力不集中。会议因种种原因延长，本来半个小时就结束了。会议拖了2个小时。因此，会议组织者在设置会议时长时可以选择遵守以下两条原则：
单元时长——遵循注意力优先原则：
如果横向跨部门较多或会议沟通需求较多，往往可以将会议划分为多个子主题进行讨论，每个主题的讨论时间为一个“单位时间” 。而这个时间长度可以遵循注意力优先的原则。
人们的注意力分布在40-60分钟之间，所以一旦会议时间过长，会因参加者注意力的下降而降低会议效率。
所以会议组织者可以根据会议主题将会议分成n个60分钟的部分，并提供5-10分钟的中场休息。这样就可以缓冲定浓度的体力消耗。
累计时长——遵循有效时长比优先原则：
如果按照与会议主题的关联程度可以将会议时长分为有效时长和无效时长两类。
“无效时长”是指会议时间对会议主题以外的内容分发所占用的时间。
例如，在需求沟通会上讨论了本期优先使用哪些营销工具的话题，延伸??到用户最近在创建订单时遇到了哪些系统bug，引发了一系列的投诉。这类时间对形成本次会议的结论没有直接价值，会议组织者应尽量避免这类时间占用超过5%的时间。
“有效持续时间”是围绕会议主题的一系列会议讨论所占用的时间。
这种时间是有针对性的，特定于沟通话题的需要，正是时间的长短有助于形成会议的结论。这是我们的重点，应该得到保证。
组织跨部门沟通会的最终目的是形成需求沟通会的统一结论。什么是统一，为什么要统一？我们分别解释：
1）认知统一
认知统一是指对会议结论的客观理解。也就是在一次需求沟通会之后，通过多部门角度的综合讨论，大家对需求解决方案的背景和最终解决方案的了解是同频的。
只有保证认知的一致性，才能为后面的“识别与一致性”建立前提。如果没有认知共识，那么基于一定程度的认知缺陷，为下一步“统一身份”埋下隐患：
假设您作为公司预算管理项目的推进负责人，现在需要组织一个多线的业务运营部门召开一次会议，主题是“营销预算管理流程调整”，您在会上描述公司实施预算管理的背景、目的和目的。详细介绍了预算管理的定义和预算管理的实施过程。经过多部门业务负责人的多轮讨论，80%的参会者最终理解了预算管理的目的、价值和管理流程，其余20%的参会者理解了预算的目的、价值和管理流程管理。在没有充分参与会议的讨论和理解的情况下，认知环节开始出现认知缺陷现象。
2）统一身份
统一认可是对会议结论的主观认可，基于统一认可的认可是我们想要达到的认可感。形成一致同意的会议结论的目的是为了确保更好的执行结果，但未能达成一致同意或“无脑身份”（即工具人认为不管承认与否，只是执行）往往有以下问题：