科普｜深入解读EDI的优势

30多年以来， EDI（电子数据交换）帮助简化和改进了贸易伙伴之间的商务往来。同时， EDI可以帮助企业改进电子采购、自动收单、电子开票、电子支付等业务流程，优势不断扩大。EDI可以帮助企业降低人力成本和办公空间成本，提升数据质量，缩短业务周期，增进效率，带来战略性业务优势。下面我们将为大家介绍各行各业的企业通过EDI实现了哪些优势。
01 降低成本
EDI可以降低人力、办公用品、办公空间及存储空间成本。由于EDI事务取代了纸质单据，所以降低或消除了纸张相关费用，包括打印、复制、存储、归档、邮寄和单据检索。从人工流程转向EDI流程，可以将闲置出来的人力投入到其他业务领域。
02提升数据质量
如果质量欠佳的数据进入内部系统，比如应付账款系统或运输管理系统，结果会对业务造成不良影响。具体包括多付、迟付或少付，形成额外的费用，因延迟造成收入损失，或者导致客户服务质量下降。
大多数据错误源于从纸质单据把数据键入内部系统的过程。首先，如果纸质单据是手写而非机打的，则可能难以辨识，要么导致输入错误，要么致电对方以求澄清，结果都有可能导致业务拖延。即使单据是用打字机打的，或者是用电脑生成的，不存在辨识问题，但仍有可能发生键入错误。在订单录入流程中，这些错误可能导致发货产品错误、发货数量错误、价格错误、收货地址错误等。
通过电子手段收取商业单据可以将至关重要的业务数据直接导入内部系统，无需诉诸容易出错的人工重录方式，而在使用基于纸质或电子邮件的流程时，人工重录是必不可少的。更准确的数据意味着整个供应链都更加高效。
03缩短业务周期
以上讨论了人工录入数据可能极大地延长业务周期。另外，在使用邮寄方式时，单据可能需要数天的时间才能抵达。有时，可能几个星期过去了，您才发现邮件丢了。UPS、FedEx等快递服务非常可靠，但成本也很高。即便是传真，单据也可能被丢在传真机旁或某个人的办公桌上，迟迟不见行动。
相反， EDI事务只需几分钟即可完成交换，不像传统邮件那样需要数天或数星期的时间。此外，由于消除了数据重录步骤及相伴随的高错误率，所以可以节省大量的时间，无需采取费时费力的纠正措施。
对使用EDI的许多公司来说，以前通过纸质单据需要5天的事务现在只需不到一小时即可完成。这样可以缩短周期时间，加快付款速度，并由此改善现金流。不再需要把现金与库存或者在运商品捆绑起来，因而可以将这些现金用于其他业务领域。
04 提高企业效率
通过EDI优化流程所带来的优势具有连锁效应，可以延伸到企业经营的多个方面。将原本基于纸张的任务交由系统自动处理，这样便可腾出一些员工，让他们集中精力处理价值更高的任务，并为他们提供相应的工具，助其提高工作效率。例如，运用EDI 后，由于消除了人工录入数据造成的错误以及数据无效或丢失等问题，因而可以减少订单和发票返工工作。基于EDI的订购和发货流程可以提高供应链的透明度，从而减少断货和因此产生的销售损失问题。采用EDI开票流程后，买家可以更快地处理和批准发票付款。这样，买家就可以充分享有及时付款的折扣优惠，进而帮助供应商改善现金流。运用EDI后可以缩短订单处理和交付时间，帮助企业降低库存水平。汽车工业高度依赖即时生产，因此， EDI单据交换是绝对有必要的。其速度和准确性是即时生产环境的核心。