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标准的工作流程是怎样产生的：遇到问题，解决问题，记录下解决问题的步骤。
编写工作流程说明书有一个 “标准程序”，照着程序一步一步走下来，一本工作流程说明书就诞生了。现在来看一看构成“标准程序”的四个步骤。

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第一步，建立由下至上的机制。上一课，你已经了解了工作流程说明书的第一大功能是“经验收集器”，把工作中的经验收集起来，汇集成部门的共有资源。所以，工作流程说明书不应该是你或其他管理人员写出来，传达给下面的员工去用的。管理者不是在第一线做事的人，并不了解所有的工作；只有第一线的员工才知道做好工作的真正窍门。因此，你要做的是创建一个由下至上大家一起写的机制，这才是写好工作流程说明书的保障。

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你可以用下面三个方法建立机制：
1.全体动员。让所有员工学习工作流程说明书的六大功能，全面了解工作流程说明书的作用。
Tip：如果你还不知道工作流程说明书的六大功能是什么，可以学习这个系列的第一课《工作流程说明书的六大功能》。
2.成立编写小组。成立一个专门的编写小组，推选出负责人，由这个小组全权负责编写。
3.确定编写小组职责。专人专责才能保证编写工作的成功。

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第二步，集体讨论日常工作。完成了第一步后，你可能会问：从哪里开始写呢？最有效的做法是让员工们把每一项工作列成清单，然后一项一项审视这些工作，这就是上一课学过的 “工作过滤器”的功能。重新审视工作本质的时候，可以问这些问题：这项工作真的有必要吗？有没有需要改进的？怎么去落实这些改进呢？
来看一个审视 “会议”本质的案例。
每个部门都要开会，有些是非常必要的，开完后也很有成效。而有些就不是必须要开的，只是白白消耗时间和精力。重新审视 “开会”这项工作的本质，可以就下面这些问题展开讨论。
1. 我们现在开的有哪些会议？
2. 这些会议当中，哪些是一定要开的？
3. 哪些是可以合并起来开的？
4. 哪些是不需要的？
5. 必须开的会议，最佳频率是多久一次？
6. 每次开会应该控制在多长时间？
7. 会议流程有哪些地方需要改进？

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讨论这些问题，有助于真正理解会议的本质，过滤掉不需要的会议，明确每个会议要达到的目的，并对会议流程做出标准化说明。
第三步，开始编写。开始写的时候，你会不会有这样的顾虑？所有员工都参与了，是不是会把工作流程说明书写成一个大杂烩？不用担心，写好工作流程说明书是有套路的。掌握好下面三个关键点，就能做到既方便实用又风格统一。
1. 写得具体。工作流程说明书要实现每项工作的“标准化”，让任何人做同一项工作用的步骤、方法、工具都一样，完成后的结果也一样。这就需要把每一项工作都说明得尽可能具体、详细。什么样的程度才算是具体了呢？举个例子吧。
很多员工的办公桌面就是一个车祸现场，一片混乱，几乎从来不整理。所以，你决定让大家整理了办公桌后再下班。但是，只写“工作结束后整理办公桌”，每个人对“整理”会产生不同的理解，就不能做到“标准化” 。怎么写才算是具体到“标准化”了呢？
一，要对 “整理”下具体定义。例如：
1）清理办公桌，桌面上只有电脑、鼠标、鼠标垫、餐巾纸和水杯（如果有，还可以是电话和台灯）。
2）其他物品一律放进抽屉。
3）水杯里的水倒空，水杯洗干净。
4）任何食品，扎紧包装，放进抽屉或冰箱。

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二，附上照片，让定义更直观。
三，还可以同时举出好例子和坏例子。附上两张照片，一张是好的例子，桌面整洁，只放了电脑，鼠标和水杯；另一张是不好的例子，办公桌上散乱地堆了很多文件、笔，没喝完的茶，吃了一半的薯片。两张照片一对比，什么是好的，什么是不好的就清清楚楚了，这就达到了标准化的结果。
2.写得简洁易懂。“标准化”意味着避免不同的阅读者采取不同的做法，所以要用非常容易理解的语言。什么是“容易理解”呢？就是新入职的员工看了也能懂的语言。除此之外，还要特别留意在工作流程说明书里解释下面两种词汇。

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