会议组织者如何创造更好的与会者体验 _会议

本文由Josh 合着。
在SCaLE 14x上，我们将进行演讲，重点是帮助演讲者为其听众提供更积极的体验。但是会议组织有许多不同方面可以使用改进，每个方面都有自己的听众。在本文中，我将仅关注其中之一：会议组织者如何使活动对与会者更积极。

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作为频繁的技术会议演讲者，我们之间有着数十年的经验，我们几乎看到过会议可能会出错（正确）的所有方式。我们提出了10条提示，以改善您的与会者的会议体验。大多数都需要一些思想（而不是很多努力），才能带来非常好的投资回报。
1.清晰的沟通
没有将您的列表服务器列入垃圾邮件黑名单，几乎不可能与与会者进行通讯。您共享的信息越多，越容易找到它，与会者将越舒适，组织者收到的耗时的问题也就越少。
后勤：组织者经常在传达事件的最重要的地点/时间/方式方面缺乏经验。该信息应在活动网站的登录页面的前面和中间显示，但通常都隐藏在一个或多个菜单下。还将这些信息放在网站标题横幅中，以方便查找和参考。
交通：与会者很难找到的另一条重要信息是如何到达活动场地。提供到附近机场，火车站和城市的交通便捷链接和描述。某些活动甚至为参与者提供了一个Wiki页面来协调乘车份额。这些页面可以很好地工作，但前提是必须由组织者进行宣传。
每日电子邮件：会议开始后，每天发送一封电子邮件，概述活动当天的计划。主题演讲者和时间，社交活动，用餐计划，突出显示的会议，甚至每日天气报告都可以帮助与会者在参加活动时做更多的准备。
如何与组织者联系：这些电子邮件以及会议组织者的所有通信都必须包括与会人员在何处以及如何提出问题或报告有关事件的问题。与会者将有疑问，如果您没有明确提供询问的地方，那么简单的问题可能会在上引起公众的愤怒。无论采用哪种联系方式，都应指派一个人Swift响应请求，尤其是在会议期间。
常见问题解答：通常，您会发现一些问题会一遍又一遍地出现。这在技术上不是新事物，我们很久以前就开发了一种处理它的方法：常见问题解答。诸如以下这些问题都可以在FAQ中解决，然后链接到通讯中以提供快速简便的答案：

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2.培训并委托给员工
召开会议或活动是一项繁重的工作，包含很多细节。组织者犯下的最大错误之一就是试图自己处理所有这些细节，从而成为负担过重的瓶颈。这不可避免地会导致错误，可以通过委派给受信任的副官来避免这些错误。
对于大多数事件来说有用的一些角色是：
这些副官只会和他们的培训一样有效，因此您必须提供他们所需的信息和技能，以使其在这些角色中表现出色。只是将它们放入混合中，并希望他们随身携带就可以了，这是失败的秘诀。提前花一点时间提供必要的培训将在活动本身以及更多满意的与会者中节省大量时间。较大的，建立更好的会议可以并且应该提供正式培训，而对于小型会议，则需要一些有关每个志愿者的职责的书面文档（并进行讨论），这是一个很好的起点。
3.制定行为准则（并对员工进行培训）
【会议组织者如何创造更好的与会者体验】“我们的会议从未有任何报告的问题。我们的与会者都是有礼貌的成年人。行为守则不会做任何事情。” 所有这些事情可能都是正确的，如果是这样，我们希望它们在将来保持不变。但是事实是，您参加活动的几乎所有妇女和少数群体都会有一个关于歧视和会议上不舒服经历的故事。因为过去从未向您报告过问题，所以这也不能成为将来不加以防范并确保所有与会者持续不断的积极经历的借口。行为准则（CoC）是一项保险政策，是一项公开声明，要求组织者重视整个社区，并将保护其参加和学习的权利，而不会受到骚扰。