涉密档案 _生活百科

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涉密档案【涉密档案】涉密档案是指以文字、图表、音像及其他记录形式记载商业、国家秘密内容的资料，包括公文、档案、书刊、函件、图纸、报表、磁碟、光碟、胶片、幻灯片、照片、录音带等。
基本介绍中文名：涉密档案
释义：文字等记载商业秘密内容的资料
包括：公文、档案、书刊、函件
管理：收文、发文和日常管理
主要环节涉密档案的管理包括收文、发文和日常管理三个主要环节。管理方法收文环节收文管理包括检查、登记、批办、传递等步骤。收到密件后，首先要检查来文封皮的状态，看是否有损坏或被窃的痕迹，在回执单或送文簿上籤署姓名、时间。其次，在专门的密件登记簿上登记收到的全部密件，除了常规的登记项目外，还应注明密级、编号、份数、製作日期。第三，将密件交由办公室主任处理。与本企业有关的商业秘密档案，办公室主任应当认真进行拟办，提出合理的利于保密的意见，再由分管领导根据拟办意见对密件处理作出决定。由于拟办意见关係到商业秘密的生死存亡，应当极为慎重，选择的承办部门、人员都要儘量认定为可靠的，而且知密的範围要儘量小。办理中由于需要其他部门及人员的协助而必须提供信息时，要先向他们声明保密原则，并儘可能地以最小的商业秘密信息量得到他们最大的协助。第四，密件必须由专人传递并负责跟蹤密件的整个办理过程，密件在同一个人手中停留的时间不能太长，传递档案的文书人员应该做到及时送达，及时传阅，并监督办理过程。发文环节发文环节包括草拟、审核、签发、覆核、缮印、用印、登记、分发等程式。草拟档案时，有保密事项后应当马上做标记，并划定密级，限制秘密档案的範围。审核、签发与覆核，是对档案内容的把关，层层监控为的是使企业的商业秘密在产生阶段就得到很好的保护，以减少后患。密件缮印要在专门的机要档案缮印部门进行，商业秘密档案的原稿与缮印稿都要注意保密，同时还要注意在缮印过程中留下来的一些印坏了的废弃档案，这些废弃档案要用碎纸机处理，不能随意堆放或卖给废品收购站。需要用印的档案要加盖发文机关或企业领导人的印章，一般应由负责人亲自加盖，企业有特殊规定的除外。要限制档案的发放範围和数量，待发的公文要进行封装，负责密件工作的文书人员应当认真清点密件的印数，核对要发往的机关部门，装封后加盖密级章，贴上密封条加盖密封章，通过机要交通或专人传送。日常管理首先，应根据信息的敏感性和重要性将企业信息划分为不同等级，设定不同的知密範围，限制信息的传播途径，积极主动的防止竞争对手窃取或通过合法途径获取本企业的信息。其次，企业应明确涉密人员的範围、许可权和责任，严格控制商业秘密在本企业之中的传播範围，明确规定作为一项商业秘密，哪些人需要知道，哪些人不需要知道。否则人多口杂，一不留神就泄密，而且不利于责任的有效追究。第三，在库房管理中，可确立多人负责和有限职责的原则，採用分割组合方法保管存储商业秘密档案。例如，可将商业秘密的关键部分分解，限定员工只接触一部分，使每一涉密者不能拥有完整的商业秘密。库房设施要可靠，有条件的企业可以设密码门，只有档案管理人员才有密码通行证、定期更换密码；密件平时应锁入保险柜。第四，在用户利用管理中，要规定借阅範围、时间和签阅手续，管理者要跟蹤密件的流动，最好借阅者就在机要室或阅文室查阅该档案，有特殊情况的也要当天借当天还。档案的複製要有规定和限制，原则上不应允许複製。商业秘密档案办完要及时归档，妥善保管，以免发生商业秘密纠纷时无法举证。为确保敏感的公司档案的安全，对于废弃的档案，不要将它们往废物篓一扔完事，而应广泛使用档案粉碎机，将企业废弃档案彻底销毁，使档案无法复原，以免竞争对手从中分析出本企业的竞争动向。