交谈时要注意语速和音量总量,要尽可能吐字清晰,不快不慢 。讲话时声音要适中,以对方能够听清和不妨碍他人交谈为宜 。
七、 拒绝中的礼仪规范
拒绝别人时要不失礼貌,可采用如下方法:
“位置置换法” 。有的时候要拒绝对方时,可以朋友的口吻相待,将自己的难处讲出,请对方站在自己的角度体察和谅解 。
“先肯定再否定” 。当对方提出的问题需要你明确地表示“否定”的,你可先选取一个局部的枝节方面予以肯定,然后再对问题的主要方面提出否定 。
“让我考虑一下” 。拒绝别人时,最好不要太快,稍微拖延一段时间,让气氛缓和些较好,若能避免当面拒绝则更好 。这样做,不仅可以避免当面拒绝时的尴尬,又可使对方觉得你对他提出的问题确是经过慎重考虑后才作出回答的 。
八、 道歉中的礼仪规范
由于我们工作的疏忽或失误,影响了公众的利益,那么,我们就应当及时说声“对不起!”以求得公众的谅解 。这类情形在工作中是时常碰到的,小则是一些误解、纠纷,大则是被称之为需要“危急公关”的恶性突发事件 。一旦发现自己的言行有损于组织形象,或是组织的行为有损于公关的精神,便应主动道一声“对不起” 。道歉时态度要真诚,是发自内心的表达歉意,决不可敷衍了事,做官样文章 。道歉时,也不要奴颜婢膝,纠正自己的过错是一件值得尊敬的事,应当堂堂正正 。
九、 聆听中的礼仪规范
聆听时要专心致志,保持目光接触,仔细听清对方所说的话 。不要三心二意,东张西望,这些都会影响我们听讲的效果 。应当排除一切干扰集中注意力认真倾听 。聆听时,要积极鼓励对方畅所欲言,表达尽自己的思想 。聆听的同时,还要注意察言观色,边听边想,努力体察对方的感觉,敏锐把握对方话语里的深层含意 。
十、 打电话的礼仪规范
打电话的礼节我们可以归纳为礼貌、简洁和明了六个字 。
使用电话交谈时,要注意语言简洁和明了 。电话用语要言简意赅,将自己所要讲的事用最简洁、明了的语言表达出来 。在办公室打电话,要照顾到其它电话的进出,不可过久占线 。
在打电话之前,应先做一下准备,将所要说的问题和顺序整理一下,这样打起电话来就不会罗罗嗦嗦或者丢三落四了 。
拨通电话后,应当先自报一下家门和证实一下对方的身份 。如果你找的人不在,可以请接电话的转告 。这时可以先说一句:“对不起,麻烦你转告×××……”,然后将你所要转告的话告诉对方,最后,问清对方的姓名,向对方道谢,切不要武断挂断电话 。若不需要对方转告,也应向接电话人致谢 。
如果所打电话是要通过总机转接的,应对总机小姐说:“请转×××分机” 。
电话通话期间,语言要简洁明了,事情说完后道一声“再见”,便及时挂上电话 。打电话的时间,要考虑到对方是否方便,最好在上班时间打电话 。
当听到电话声响起时应迅速起身去接,拿起听筒,若对方没有发话,你也可先自报一下家门:“您好!××公司”,让对方明了你的身份 。作为接话人,通话过程中,要仔细聆听对方的讲话,并及时作答,给对方以积极的反馈 。
如果对方请你代传电话,应弄明白对方是谁,要找什么人,以便与接电话人联系 。传呼时,请告知对方“稍等片刻”,并迅速找人 。如果不放下听筒呼喊距离较远的人,可用手轻捂话筒,然后再呼喊接话人 。
如果要接电话的人不在,打电话的人要求你转告的话,你应做好电话记录,记清打电话者的姓名、所属单位,转告的具体内容,是否需要回电,以及回电号码、时间,对方打电话时的日期、时间等 。记录完毕后,最好向对方复述一遍,以免遗漏或记错 。
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