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你了解如何写正式的电子邮件吗？如果你习惯了给朋友和家人写非正式的电子邮件，你可能还不了解正式的电子邮件有哪些特殊的注意事项。别担心，很多人都并不了解如何写正式的电子邮件。如果你想了解正式的电子邮件怎么写，继续阅读或者这先收藏本文，这篇文章会对你有所帮助。
在本文中，你将了解正式与非正式的邮件的区别。我们将提供两者的对比，还将详细介绍如何编写内容、格式化邮件、设定签名模板的完整流程。
1.什么是正式的电子邮件？正式的电子邮件通常用于发送给你不熟悉的人或权威人士。例如，你的教授、某个政府官员，或者与你有业务往来的业务负责人。
如果你在大型公司或外企工作，那么通常你需要使用正式的电子邮件与你的老板和同事联系，除非公司另有要求。当然，随着互联网公司和创业文化的兴起，许多公司文化正朝着更加平等随性的环境发展，这种文化也会影响到公司内外的沟通风格。如果你刚刚加入公司，还不了解应该如何使用电子邮件，你可以向老员工尽快请教这个问题。
正式与非正式的电子邮件有很多不同之处，最重要的是电子邮件的结构。正式的电子邮件有一个非常明确的结构，有明确的称呼（电子邮件的开头部分）、签名部分、开头句和正文。而一封非正式的电子邮件通常用于发给一个你很熟悉的人——你的朋友，家人或关系很好的人。当发送一封非正式的电子邮件时，你不需要担心结构和语气。
你在正式的电子邮件中使用的语言也不同于在非正式的电子邮件中。你需要避免使用缩写、俚语、表情符号和其他非正式术语。正式电子邮件的语气也更加正式，句法十分完整。而非正式的电子邮件可能甚至不会使用完整的句子或正确的语法。
让我们来对比两个例子：
正式邮件：The meeting is scheduled for December 5th at 9:30 a.m. All students must attend. Your project updates are needed.
非正式邮件：Required meeting—Dec 5, 9:30 a.m. Updates needed. See ya there. :)
这两封邮件信息相同，但第一个语气要正式得多。注意第二个例子中会出现不完整的句子、俚语和表情。
2.正式电子邮件的结构和内容虽然一封非正式的电子邮件通常可以快速发送，但是写一封正式的电子邮件通常需要更多的思考和更多的时间。需要仔细考虑每个电子邮件元素。考虑到这一点，让我们更仔细地研究一下正式电子邮件的一些常见要素：
主题｜Subject Line
主题是读者在收件箱列表中第一眼看到的内容。如果主题有误导性或缺少关键信息，邮件可能不会被打开，甚至可能被当做垃圾邮件。邮件越正式，主题就越详细。同时要注意，不要把主题写得太长。
正式邮件主题：Required Student Meeting: December 5th, 9:30 a.m.
非正式邮件主题：Upcoming Meeting
注意第一个主题提供的信息更丰富完整。而非正式的主题除了会议这个要素，几乎没有触及其他关键要素。
问候称谓｜Salutation
问候称谓用于描述接收人。正式的电子邮件中需要包含称谓，而非正式的邮件未必需要。以下是一些例子：
如果你要把电子邮件发送给一个小组，请地址整个小组。例如：
正式称谓：
Dear Students,
Dear Professor Smith,
Dear Human Resources Director,
To whom it may concern,
非正式称谓：
Hey Class!
Hello Taylor,
正如你所看到的，正式和非正式的问候是非常不同的。
开场白｜Introduction
正式的电子邮件通常需要发件人自我介绍。相反，非正式的电子邮件通常发送给你认识的人，所以不需要介绍。
下面是一封正式电子邮件的开头：
My name is Jordan Smith. I am the professor of Statistics for XYZ University. This message is for all current students.
正文｜Body
正式邮件的正文通常需要详细、直截了当说明邮件的目的。虽然正文中包含了详细信息，但是简洁的表述是十分重要的。记住，你的读者对你并不熟悉，可能也不熟悉你想表达的内容。反复阅读，确保一个门外汉也能读懂你的邮件。
署名｜Closing

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