董事长秘书需要做哪些事情强大的秘书

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董事长秘书需要做哪些事情强大的秘书 (1)、董事长电话的如何处理
(2)、董事长约见客人以及临时客人如何接待与安排
(3)、内部分公司及各部门上报董事长文件、材料报告如何处理
(4)、董事长的信函邮件、报刊的接收与转交
(5)、董事长办公室的内务管理
(6)、董事长口头指示转达
(7)、董事长外出行程用车、及票务办理及生活安排
(8)、相关信息的汇集与整理提供
(9)、董事长参加各类会议有关准备
(10)、负责参加对外活动的所需物品的准备、及相关信息的提供
(11)、提醒董事长已经计划的行程和工作日程和已经预约的外事活动
(12)、负责文件及意见的记录与转达、各类报告的汇总与传递
(13)、负责董事长下达的指令完成情况的督办与反馈
(14)、董事长直接交办的工作
(15)、董事长召见领导、员工的联系与安排
(16)、一般文字的整理
(17)、与总经理办公室其他人员及时沟通，为董事长做好其它相关工作
步骤阅读

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1 董事长电话的如何处理1、对于打给董事长的电话首先礼貌、客气、委婉地让客人自我介绍清楚身份。2、如果实属董事长的电话，客人同意转达的，准确做好来电记录，及时转达，并留好客人的联系方式。3、客人来电话内容重要，确需要董事长接听的电话，要在得到董事长同意的情况下，转接过去。4、来话所涉及的内容属于一般的业务范畴、具体业务部门可以接待的，转到具体部门处理。
2 董事长约见客人以及临时客人如何接待与安排1、对于董事长约见的客人，在方便的时间通过电话（特殊情况、专程代表董事长前往）与约见客人联络。2、根据董事长的意见，向客人转达约见的目的和约见的时间，客人不能如期赴约，提前或者推迟，还要争求董事长意见，同意或者另行约定时间。3、根据约见的客人距离远近，提前一定的时间提醒董事长，如因特殊情况董事长改变约见时间，要及时通知客人，作好解释和时间变更说明。4、客人如期光顾的直接引导到董事长办公室，如客人是第一次见面的要互相介绍，然后上茶水，随后退出。并且二次上茶时间间隔15分钟、三次上茶时间间隔20分钟。5、如果客人来到时正逢董事长正在进行其他重要的事务，不能马上约见的，要先引导到接待室等候、做必要的说明和礼节性的沟通。6、接近就餐时间、征求董事长的意见预定酒店或通知食堂做准备。7、根据客人需要以及重要程度提前与本部门负责车辆人员沟通、做客人用车准备。8、临时突然来访的客人，先了解客人客人的身份与目的，如认为有必要董事长会见，在得到同意做引见。或者婉言谢绝、或者介绍到有关部门。
3 (1)、分公司、各部门上报董事长的传真、文件、材料，每天汇总整理两次，分别于11：30、 17：00上报。对于紧急的文件，随时上报。并向董事长口头说明急缓程度。2、对于多份材料根据类别、根据急缓程度、按先后顺序排列好。3、对于急件、请求董事长尽快答复的，可以提醒董事长在期限内给予答复。4、对董事长批复的文件及时发回原部门。紧急批复可以先电话通知批复结果，随后传递。
4 (1)、信件、资料、进行初选，属于一般商业函件，拆阅转给有关部门或者当场作废。2、属于私人信件、材料，没有董事长的允许，直接转给董事长亲自处理。3、董事长专用的报刊、杂志每天收齐后一并送交。4、在董事长授权下打理个人邮箱，重要内容及时整理反馈

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