电子邮箱怎么写格式QQ 电子邮箱怎么写 个人电子邮箱注册申请入口

如今,微信、钉钉等即时通信软件在工作场景中的使用频率越来越高,但不可否认的是,电子邮件依然发挥着不可替代的作用 。
尤其是在面对公司高层领导,以及外部重要客户时,一封庄重而得体的邮件,永远是职场人的加分项 。
那么,如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件?如何管理邮件,才能让工作变得顺利而高效?
其实邮件和电话、面谈一样,有很多学问讲究 。以下,Enjoy:
一、用5D法则积极地管理电子邮件
电子邮件很容易转移人的注意力,尤其在枯燥的上班时间,更是很棒的消遣 。
你越是投入,越容易沉迷;表面上是正儿八经的工作,实际上毫无效能可言,因此你需要一套有凭有据的处理原则 。
我的原则就是5D:
授权(delegate)
删除(delete)
延后(defer)
精简(deword)
注销(deactivate)
1. 尽可能把写电子邮件的工作授权出去
在麦肯锡全球研究院2012年7月的报告中,我们的财经智囊写道:“在2012年,知识工作者平均有28%的工作时间花在处理电子邮件上 。”
也就是说,如果一天工作12小时,就有3.4小时在写电子邮件 。听起来很不可思议吧?
可是我们都知道专注、投入才能取得好的成果 。
随着你转型成为领导者或希望担任领导职位,你必须学会克制住一收到信就马上回复的冲动,开始学习把这项工作分配出去 。
找个可信赖的团队成员,把一部分重要的电子邮件交给他负责,这个成员也需要历练及空间来展现能力 。
找助理替你管理工作日程安排,因为沟通、确定准确的日程属于他们的工作范畴 。
有些人认为指派后勤工作是经理的职责,不过那仅限于某个项目如果失败你就会一无所有的时候 。不然的话,尽量避开后勤工作 。
2. 在路途中删除所有琐碎的电子邮件
出差以及上下班通勤途中的时间很宝贵,应该要妥善利用 。如果你很累,打个小盹当然是可以的,否则请把这个时间拿来删除电子邮件 。
长期来看,这么做可以替你省下很多时间,也可以让你觉得工作很有效率 。
做这件事的时候,你应该把焦点放在处理琐碎的电子邮件,而非阅读信件,除非真的非常紧急 。
根据《财富》杂志:“电子邮件管理公司Baydin分析了500万封电子邮件 。每个使用者平均每天会收到147封邮件,删掉71封(也就是48%) 。”
干净的收件信箱不只可以释放出空间,你也更容易找出重要信息 。
3. 延后处理电子邮件
有些电子邮件回复起来很有乐趣 。举例来说,如果徒弟写信给你,你会想马上回信;如果大学好友写信给你,马上想动手回信也是本能反应 。
虽然这些信很有趣,回完信也会有完成一件事的成就感,但如果快速草草回复的话,你也容易让自己陷入内疚之中 。
出现这种想马上回复的冲动时,具有“延后”心态很重要 。
我通常的做法是把那封信移到某个收件箱(或直接转寄给自己,事后再用自己的名字排序找出邮件),当天或那周再另外找一段完整的时间去回复 。
4. 精简邮件用字
写完每一封电子邮件之后,检查一般的拼写或语法错误的时候,也要加入“精简用字”的习惯 。方法很简单:删掉不必要的赘字 。
有些赘字很明显,如“为了达到”(in order to)、“事实上”(as a matter of fact)、“是否”(whether or not),等等 。
5. 周五晚上关闭邮箱功能,直到你设定的时间才开启
这显然最难做到,现在我们随时都能连接网络,查看电子邮件尤其是处理工作上的邮件,变得非常方便,然后我们就产生了期待,期待24小时随时得到响应 。
现在我们已经无法想象一个没有电子邮件和手机的世界了 。
一再有研究表明,人们的等候耐心因此大幅降低,“等候焦虑症”已成为一大问题 。
然而,要做到有效率且有效能,就必须有一套行之有效的规则 。一个常用的经验法则是:只在星期天晚上査看或回复电子邮件 。

电子邮箱怎么写格式QQ 电子邮箱怎么写 个人电子邮箱注册申请入口

文章插图
二、一个常见的应用模板:如何通过邮件汇报工作进度
平时工作中,我倡导尽可能用电子邮件更新最新进度,这样可以帮你节省大约20%的会议时间 。
避免开会时,本来是想找问题解决方案,最后却变成跟资深领导汇报最新工作情况 。
如果同时有多位资深领导者或老板参与其中,你更需要这么做 。